最後更新時間： 2025 年 07 月 31 日
剛升任主管，很快就會著手進行 1on1 會談，與當下屬時的立場截然不同，到底該怎麼開場、怎麼談、怎麼收尾？本篇文章將帶你掌握 1on1 會談的基本流程，並在文末提供可立即套用的 1on1 模板應用策略，幫助你從尷尬中解放，成為值得信任的領導者。
一、為什麼新手主管最容易在 1on1 卡關？
許多新手主管在第一次進行 1on1 時不知道談什麼，常見卡住的心態：
- 不知道該聊什麼才算有價值
- 擔心氣氛尷尬，彼此不熟聊不起來
- 害怕講錯話讓人誤會或失去信任
- 談完沒有共識，雙方都覺得白聊
這些困境的根源，往往是缺乏結構與事前準備。
這時候，一份好用的 1on1 模板就能發揮關鍵作用：你可以在會前先提供問題清單給部屬，讓雙方都能做好心理準備，真正進入對話狀態時自然順暢、不冷場。
1on1 模板不只是問題清單，更是一套有流程的對話引導工具，幫助你在有限時間內，有邏輯地完成開場、交流與總結。
每一次的會談，都能「有目的、有節奏、有累積」。
二、1on1 不只是聊天：它是建立信任與默契的關鍵時刻
許多主管會把 1on1 當成例行公事，或者僅僅是「關心一下」，但真正有效的 1on1，是主管與成員之間最重要的信任橋樑。
定期進行 1on1 對談，不只是對話，更是管理者主動經營團隊的工具，它可以幫助你：
- 掌握成員的工作狀態與心理狀況
- 提早發現問題、釐清誤會、化解潛在衝突
- 表達支持與理解，強化心理安全感
- 建立團隊專屬的溝通默契與語言文化
以我自身經驗來說，信任感，往往都是在 1on1 裡慢慢建立起來的。
在這樣相對私密、不易被打斷的空間裡，同仁會更願意談出真正的困難與思考。
而主管除了傾聽工作回饋，引導也非常重要避免過於發散，而適度給予心理支持，這份陪伴，正是團隊穩定成長的底氣。
三、三種常見 1on1 情境，教你怎麼用模板引導對話
以下是三個常見的 1on1 情境，並搭配通用提問方式，幫助你輕鬆開口、有效對話：
1️⃣ 成員表現不穩、氣氛緊繃時怎麼開場？
情境痛點： 成員最近出現情緒波動或績效下滑，氣氛微妙。
‧ 開場語：「最近感覺你好像有點累，還好嗎？」
‧ 提問方向：「你覺得上週那個任務卡在哪？」「有什麼是我可以協助的嗎？」
‧ 結語建議：「謝謝你願意分享，有需要我都在，隨時聊聊沒問題。」
目的： 協助成員放下防備、釐清情緒與問題，並釋出支持訊號。
2️⃣ 任務轉換、新目標啟動時怎麼引導？
情境痛點： 專案變動或角色調整，成員尚未適應。
‧ 開場語：「這週你剛接到新任務，想聽聽你怎麼看？」
‧ 提問方向：「有什麼你擔心或想到的困難點？」「是否有需要其他的協助？」
‧ 結語建議：「我們一起設定短期目標，下次再看看進展如何。」
目的： 減少不安、讓成員有參與感與掌控感，協助他快速進入狀況。
3️⃣ 想了解部屬真實想法時該問什麼？
情境痛點： 成員總是回「沒問題」、「都可以」，對話空泛無效。
‧ 開場語：「最近有哪件事是你覺得最有成就感的？」
‧ 提問方向：「因為你說『都可以』，但我其實很想知道你內心真實的感覺？」「假設你今天要交接這個專案，你會提醒對方要特別注意什麼？」
‧ 結語建議：「我很高興你的反饋，我只是希望我們的 1on1 不只是報平安，而是可以講講真心話也沒關係。」
目的： 打開對話空間，讓你了解部屬的真實需求與感受。
四、1on1 模板使用三大關鍵提醒
即便有了模板，也別忘了真正的關鍵在於「怎麼用」。以下三點提醒請特別注意：
- 別照本宣科，請活用模板 → 模板是輔助不是劇本，用自己的語言說出來，才會有真誠的溫度。
- 別只是問問題，要能接住對 → 不要只是「丟問題」，也要認真回應對方的內容，並展現後續行動力。
- 會後請做紀錄與追蹤 → 使用簡單記錄表或 Notion 紀錄談話重點與承諾事項，為下一次會談做好銜接。
只要避開這些地雷，你的 1on1 會談品質就會顯著提升，讓成員真正感受到被重視與被支持。
五、讓 1on1 變成團隊默契的養成儀式
1on1 會議不是形式，而在每一次都是訓練自己的領導行為。當成員逐漸熟悉你問的方式、習慣回顧進度、主動提出觀點，這不再只是一場對話，而是團隊默契與信任的基礎。
尤其設計師們都是知識工作者，每一個對談了解成員的價值觀與生涯規劃，給予工作中的肯定與意義感，是知識工作者能持續發揮的基礎。
團隊成員個別成長外，1on1 會議幫助主管快速了解同仁的優勢劣勢，可以在團隊內協調分工，讓團隊的發揮最大的綜效，而團隊間也流淌著管理者想營造的文化：安全開口討論的環境，不踢皮球一起解決問題，或是其他的工作態度與價值觀，都是能從 1on1 會議中傳遞給團隊。
別再害怕開會講不出話，從使用的 1on1 模板 開始，到建立自己的模式與資料庫，讓每次會談都成為打造團隊文化的起點。
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